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Guide Ma Gestion

📘 Guide d’utilisation — Ma Gestion

Logiciel de devis et facturation en ligne pour la Nouvelle-Calédonie

🌴 Conforme à la réglementation TGC — Art. Lp. 532-1 du Code des impôts NC

Version 1.0 — Avril 2026

📑 Table des matières

Section
🚀 1. Premiers pas Inscription, connexion, dashboard
⚙️ 2. Paramètres Infos société, TGC, numérotation, RIB
👥 3. Clients Créer, importer, exporter
📦 4. Produits & Services Catalogue, prix, TGC, images
📝 5. Devis Créer, envoyer, signer, convertir
🧾 6. Factures Créer, envoyer, payer, annuler
↩︎️ 7. Avoirs Créer un avoir sur facture
💰 8. Paiements Total, partiel, historique
📊 9. Stock & Inventaire Suivi, mouvements, alertes
🚚 10. Fournisseurs & Achats Achats, stock automatique
🔄 11. Factures récurrentes Abonnements, prestations régulières
📈 12. Comptabilité & Exports CA, TGC, exports Sage/Ciel
🤝 13. Équipe Invitations, rôles, permissions
💳 14. Abonnement Essai, formules, paiement
💡 15. Astuces Conseils, raccourcis, mobile

🚀 1. Premiers pas

Créer votre compte

  1. 🌐 Rendez-vous sur app.ma-gestion.nc
  2. 📝 Cliquez sur Créer un compte
  3. ✏️ Renseignez votre nom, email, mot de passe et le nom de votre entreprise
  4. ✅ Acceptez les CGU
  5. 📧 Vous recevez un email de vérification — cliquez sur le lien
  6. 🎉 Votre essai gratuit de 30 jours démarre immédiatement !

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🔑 Allez sur app.ma-gestion.nc/login et entrez vos identifiants.

💡 Mot de passe oublié ? Cliquez sur le lien sous le champ mot de passe pour recevoir un email de réinitialisation.

📊 Page d’accueil (Dashboard)

Le tableau de bord affiche en un coup d’œil :

Indicateur Description
💰 Chiffre d’affaires CA du mois (payé + en attente)
📊 Comparaison N-1 Évolution vs même période l’an dernier
🏛️ TGC collectée Ventilation par taux (0%, 3%, 6%, 11%, 22%)
⚠️ Factures en retard Nombre et jours de retard
⏳ Devis en attente Devis envoyés sans réponse

⚙️ 2. Paramètres de votre entreprise

📍 Accédez via Paramètres dans le menu latéral

🏢 Informations générales

Champ Description
🏷️ Nom de l’entreprise Affiché sur les devis et factures
📋 Forme juridique SARL, SAS, EI, etc.
🔢 RIDET Numéro RIDET (registre NC)
📍 Adresse, Ville, CP Adresse complète
📧 Email Contact (utilisé en reply-to sur les emails clients)
📱 Téléphone Affiché sur les documents
🌐 Site web Optionnel
🖼️ Logo JPG ou PNG, max 2 Mo

🏛️ Fiscalité TGC

Taux Catégorie
0% Exonéré
3% Réduit
6% Spécifique
11% ⭐ Normal (par défaut)
22% Supérieur

📌 Non assujetti TGC ? Cochez la case dans les paramètres. La mention légale (Art. Lp. 500-1) apparaît automatiquement sur vos documents.

🔢 Numérotation

Champ Exemple
Préfixe devis DEV → DEV-2026-0001
Préfixe factures FAC → FAC-2026-0001
Préfixe avoirs AVO → AVO-2026-0001

⚠️ Important : La numérotation est séquentielle et sans rupture (obligation légale NC). Un document ne peut être supprimé que s’il est le dernier créé et en brouillon.

🏦 Coordonnées bancaires (RIB)

Renseignez votre banque, numéro de compte et titulaire. Ces informations apparaissent automatiquement sur les factures PDF dans un cartouche dédié.

🎨 Couleur accent

Personnalisez la couleur de vos PDF et emails : - 🎯 Sélecteur de couleur libre - 🎨 8 pastilles prédéfinies (noir, indigo, bleu, vert, amber, rouge, violet, cyan)

🔔 Relances automatiques

Niveau Délai Ton
1️⃣ Rappel J+7 Courtois
2️⃣ Relance J+15 Ferme
3️⃣ Mise en demeure J+30 Formel (avec mention des pénalités)

Les emails de relance incluent automatiquement la facture en PDF.

👥 3. Clients

➕ Créer un client

  1. Allez dans Clients → Nouveau client
  2. Renseignez au minimum le nom
  3. Ajoutez l’email pour pouvoir envoyer devis et factures

💡 Vous pouvez aussi créer un client directement depuis le formulaire de devis/facture avec le bouton +

📋 Fiche client

Champ Description
👤 Nom Raison sociale ou nom
📧 Email Pour l’envoi des documents
📱 Téléphone Contact
📍 Adresse complète Ville, CP, Pays
🔢 RIDET / SIRET Label adapté selon le pays du client
📝 Notes Notes internes (non visibles sur les documents)

📥 Import CSV

📤 Export & Suppression

📦 4. Produits & Services

➕ Créer un produit

  1. Produits → Nouveau produit
  2. Renseignez le nom et le prix de vente HT

📋 Fiche produit complète

Champ Description
🏷️ Nom Nom du produit ou service
🔖 Référence Code interne
📊 Code-barres EAN (optionnel)
💰 Prix de vente HT Prix unitaire
🏷️ Prix d’achat HT Pour le calcul de marge
✖️ Coefficient PA × coeff = PV
📏 Unité heure, unité, kg, m², forfait…
🏛️ TGC Taux applicable (0% à 22%)
🖼️ Image Photo produit (max 2 Mo)

📦 Types de produit

Type Stock Usage
🔧 Service Non suivi Prestations, consultations
📦 Physique Suivi activé Marchandises, fournitures

✏️ Actions groupées

Sélectionnez plusieurs produits pour : - 🏛️ Modifier la TGC en masse (dropdown 0%, 3%, 6%, 11%, 22%) - 🗑️ Supprimer en lot

📥📤 Import / Export

📝 5. Devis

🔄 Cycle de vie

📄 Brouillon → 📨 Envoyé → ✅ Accepté / ❌ Refusé / ⏰ Expiré
                                    ↓
                            🧾 Converti en facture

➕ Créer un devis

  1. Devis → Nouveau devis
  2. 👤 Sélectionnez un client (ou créez-en un avec +)
  3. ➕ Ajoutez des lignes :
    • 🔍 Tapez pour chercher un produit du catalogue (autocomplete)
    • ✏️ Ou saisissez une description libre
    • Renseignez quantité, prix unitaire, TGC
    • 📅 Optionnel : dates de prestation (Du / Au)
  4. 💯 Ajoutez une remise globale si nécessaire
  5. 📝 Notes (visibles sur le PDF)
  6. 📅 Date d’expiration
  7. 💾 Enregistrer

📨 Envoyer un devis

Cliquez sur Envoyer — le client reçoit : - 📄 Le PDF en pièce jointe - ✍️ Un bouton de signature en ligne

💡 Vous pouvez renvoyer un devis déjà envoyé si le client n’a pas reçu l’email.

✍️ Signature électronique

  1. 📧 Le client reçoit l’email avec un lien Signer ce devis
  2. 🌐 Il accède à une page sécurisée (pas besoin de compte)
  3. ✅ Il entre son nom et coche Bon pour accord
  4. 🔒 Le PDF est mis à jour avec un cartouche de signature (vert)
  5. 📦 Le stock est automatiquement réservé

🔄 Convertir en facture

Depuis un devis accepté → Convertir en facture : - ✅ Facture créée avec les mêmes lignes - 📦 Stock réservé → décrémenté - 🔒 Double conversion impossible

🗑️ Supprimer / Archiver

🧾 6. Factures

🔄 Cycle de vie

📄 Brouillon → 📨 Envoyé → 💰 Payé (total ou partiel)
                          → ❌ Annulé

➕ Créer une facture

Même principe que le devis : client + lignes + remise + notes + date d’échéance.

💡 Ou convertissez directement un devis accepté !

💰 Paiement direct

Vous pouvez marquer une facture comme payée directement depuis le brouillon — idéal pour les paiements en espèces.

❌ Annuler une facture

⚠️ Suppression : uniquement la dernière facture créée en brouillon (conformité NC).

↩︎️ 7. Avoirs

➕ Créer un avoir

  1. Depuis une facture → Créer un avoir
  2. Lignes pré-remplies, modifiables
  3. 📦 Stock restauré automatiquement (si option cochée)

📊 Les avoirs sont soustraits du CA dans tous les rapports comptables.

💰 8. Paiements

Enregistrer un paiement

  1. Depuis une facture → Enregistrer un paiement
  2. 💶 Saisissez le montant
  3. 🏦 Mode de règlement : virement, chèque, espèces, CB

Paiement partiel

Situation Statut
Montant < Total TTC ⏳ Partiellement payée
Cumul des paiements = Total TTC ✅ Payée

📋 Consultez l’historique de tous les paiements depuis la fiche facture.

📊 9. Stock & Inventaire

⚡ Activer le suivi

Sur la fiche produit → Type Physique → le suivi s’active : - 📦 Stock initial - ⚠️ Seuil d’alerte (email automatique si stock bas) - ➖ Autoriser stock négatif (optionnel)

🔄 Mouvements automatiques

Action Effet
🧾 Création facture 📉 Décrémente
✏️ Modification facture 📈 Restaure puis 📉 re-décrémente
❌ Annulation facture 📈 Restaure
✅ Devis accepté 🔒 Réserve
🔄 Conversion devis → facture 🔓 Libère réservation + 📉 décrémente
🚚 Achat fournisseur 📈 Incrémente
❌ Annulation achat 📉 Décrémente

✏️ Ajustement manuel

Depuis la fiche produit → Ajuster le stock (inventaire, casse, etc.)

📋 Historique

Produits → Mouvements : historique complet de tous les mouvements de stock.

🚚 10. Fournisseurs & Achats

👤 Fournisseurs

🧾 Factures d’achat

  1. Achats → Nouvelle facture d’achat
  2. Sélectionnez un fournisseur + lignes
  3. 📈 Stock automatiquement incrémenté (produits physiques)
  4. ✅ Marquez comme Payée quand le règlement est effectué

🔄 11. Factures récurrentes

Pour les prestations régulières : loyer, abonnement, maintenance…

➕ Créer un modèle

  1. Factures → bouton Récurrentes
  2. Configurez :
    • 👤 Client
    • 📅 Fréquence : hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel
    • 📅 Date de première émission
    • 📋 Lignes (produits/services)
    • 💯 Remise
    • 📨 Envoi automatique (oui/non)

⚡ Fonctionnement

Le système génère automatiquement : 1. 🧾 La facture 2. 📄 Le PDF 3. 📧 L’email au client

⏸️ Vous pouvez mettre en pause ou annuler une récurrente à tout moment.

📈 12. Comptabilité & Exports

📊 Page Comptabilité

Bloc Contenu
📊 CA HT mensuel Graphique à barres
🏛️ TGC par taux Ventilation détaillée
💹 Marges par produit Top produits par rentabilité

📤 Exports disponibles

Export Format Usage
📋 Journal des ventes CSV lisible Consultation
🏦 Écritures comptables CSV Sage/Ciel/EBP Import logiciel comptable
📄 Documents PDF ZIP Archivage exercice

🏛️ Déclaration TGC

  1. Comptabilité → Déclaration TGC
  2. 🤖 Section CA automatique : vos ventes par taux
  3. ✏️ Section Ventes externes : saisie manuelle (hors Ma Gestion)
  4. 📊 Total à déclarer : combiné

📊 Solde d’ouverture

Si vous migrez en cours d’année → Paramètres → saisissez le solde d’ouverture (HT + TGC ventilée par taux).

🤝 13. Équipe & Multi-utilisateurs

➕ Inviter un collaborateur

Paramètres → Équipe → Inviter → email + rôle

👤 Rôles & Permissions

Permission 🟢 Saisie 🟡 Gestionnaire 🔴 Admin
Voir dashboard, compta, stock ✅ ✅ ✅
Créer / modifier documents ✅ ✅ ✅
Envoyer par email ❌ ✅ ✅
Accepter / refuser devis ❌ ✅ ✅
Marquer payée ❌ ✅ ✅
Supprimer / annuler ❌ ✅ ✅
Import CSV / stock ❌ ✅ ✅
Paramètres entreprise ❌ ❌ ✅
Gérer l’équipe ❌ ❌ ✅

💳 14. Abonnement & Facturation

🎁 Essai gratuit

30 jours gratuits avec toutes les fonctionnalités. Aucune carte bancaire requise.

💰 Formules

Formule Prix Économie
📅 Mensuel 2 000 XPF / mois —
📅 Trimestriel 6 000 XPF / 3 mois —
⭐ Semestriel 11 000 XPF / 6 mois 🎉 − 1 000 XPF
📅 Annuel 20 000 XPF / an 🎉 − 4 000 XPF

✅ Toutes les formules incluent l’ensemble des fonctionnalités

🔒 Paiement sécurisé

⏰ Expiration

Si votre essai ou abonnement expire : - 🔒 L’accès est bloqué - 💾 Vos données sont conservées (rien n’est supprimé) - 💳 Souscrivez un abonnement pour reprendre

💡 15. Astuces & Bonnes pratiques

🏁 Avant de commencer

Checklist de démarrage :

⚡ Gagner du temps

Astuce Comment
🔍 Autocomplete produit Tapez les premières lettres dans le champ produit
➕ Création client rapide Bouton + dans le formulaire devis/facture
🔄 Conversion devis → facture Un clic depuis un devis accepté
📦 Stock automatique Activez le type “Physique” — tout se gère seul
🏛️ TGC en masse Sélectionnez les produits → Modifier TGC

📱 Mobile

L’application est 100% responsive : - 🖥️ Desktop : sidebar + tableaux - 📱 Mobile : bottom bar + cartes - ✅ Créez des devis et factures depuis votre téléphone

📄 PDF

Vos documents incluent automatiquement : - 📋 Les 12 mentions légales obligatoires NC - 🔤 Le montant TTC en toutes lettres - 🎨 Votre couleur accent personnalisée - 🏦 Vos coordonnées bancaires (factures) - ✍️ Le cartouche de signature (devis signés)

🔒 Sécurité

📞 Support

Pour toute question : contact@ma-gestion.nc

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