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Guide Ma Gestion

📘 Guide d’utilisation — Ma Gestion

Logiciel de devis et facturation en ligne pour la Nouvelle-Calédonie

🌴 Conforme à la réglementation TGC — Art. Lp. 532-1 du Code des impôts NC

Version 1.3 — Août 2026

📑 Table des matières

Section
🚀 1. Premiers pas Inscription, connexion, dashboard
⚙️ 2. Paramètres Infos société, TGC, numérotation, RIB
👥 3. Clients Créer, importer, exporter
📦 4. Produits & Services Catalogue, prix, TGC, images
📝 5. Devis Créer, envoyer, signer, convertir
🧾 6. Factures Créer, envoyer, payer, annuler
↩︎️ 7. Avoirs Créer un avoir sur facture
💰 8. Paiements Total, partiel, historique
📊 9. Stock & Inventaire Suivi, mouvements, alertes
🚚 10. Fournisseurs & Achats Achats, stock automatique
🔄 11. Factures récurrentes Abonnements, prestations régulières
📈 12. Comptabilité & Exports CA, TGC, exports Sage/Ciel
🤝 13. Équipe Invitations, rôles, permissions
💳 14. Abonnement Essai, formules, paiement
💡 15. Astuces Conseils, raccourcis, mobile

🚀 1. Premiers pas

Créer votre compte

  1. 🌐 Rendez-vous sur app.ma-gestion.nc
  2. 📝 Cliquez sur Créer un compte
  3. ✏️ Renseignez votre nom, email, mot de passe et le nom de votre entreprise
  4. ✅ Acceptez les CGU
  5. 📧 Vous recevez un email de vérification — cliquez sur le lien
  6. 🎉 Votre essai gratuit de 30 jours démarre immédiatement !

Se connecter

🔑 Allez sur app.ma-gestion.nc/login et entrez vos identifiants.

💡 Mot de passe oublié ? Cliquez sur le lien sous le champ mot de passe pour recevoir un email de réinitialisation.

📊 Page d’accueil (Dashboard)

Le tableau de bord affiche en un coup d’œil :

Indicateur Description
💰 Chiffre d’affaires CA du mois (payé + en attente)
📊 Comparaison N-1 Évolution vs même période l’an dernier
🏛️ TGC collectée Ventilation par taux (0%, 3%, 6%, 11%, 22%)
⚠️ Factures en retard Nombre et jours de retard
⏳ Devis en attente Devis envoyés sans réponse

⚙️ 2. Paramètres de votre entreprise

📍 Accédez via Paramètres dans le menu latéral

🏢 Informations générales

Champ Description
🏷️ Nom de l’entreprise Affiché sur les devis et factures
📋 Forme juridique SARL, SAS, EI, etc.
🔢 RIDET Numéro RIDET (registre NC)
📍 Adresse, Ville, CP Adresse complète
📧 Email Contact (utilisé en reply-to sur les emails clients)
📱 Téléphone Affiché sur les documents
🌐 Site web Optionnel
🖼️ Logo JPG ou PNG, max 2 Mo

🏛️ Fiscalité TGC

Taux Catégorie
0% Exonéré
3% Réduit
6% Spécifique
11% ⭐ Normal (par défaut)
22% Supérieur

📌 Non assujetti TGC ? Cochez la case dans les paramètres. La mention légale (Art. Lp. 500-1) apparaît automatiquement sur vos documents.

🔢 Numérotation

Champ Exemple
Préfixe devis DEV → DEV-2026-0001
Préfixe factures FAC → FAC-2026-0001
Préfixe avoirs AVO → AVO-2026-0001

⚠️ Important : La numérotation est séquentielle et sans rupture (obligation légale NC). Un document ne peut être supprimé que s’il est le dernier créé et en brouillon.

🏦 Coordonnées bancaires (RIB)

Renseignez votre banque, numéro de compte et titulaire. Ces informations apparaissent automatiquement sur les factures PDF dans un cartouche dédié.

🎨 Couleur accent

Personnalisez la couleur de vos PDF et emails : - 🎯 Sélecteur de couleur libre - 🎨 8 pastilles prédéfinies (noir, indigo, bleu, vert, amber, rouge, violet, cyan)

🔔 Relances automatiques

Niveau Délai Ton
1️⃣ Rappel J+7 Courtois
2️⃣ Relance J+15 Ferme
3️⃣ Mise en demeure J+30 Formel (avec mention des pénalités)

Les emails de relance incluent automatiquement la facture en PDF.

👥 3. Clients

➕ Créer un client

  1. Allez dans Clients → Nouveau client
  2. Renseignez au minimum le nom
  3. Ajoutez l’email pour pouvoir envoyer devis et factures

💡 Vous pouvez aussi créer un client directement depuis le formulaire de devis/facture avec le bouton +

🛒 Clients de passage (usage caisse)

Vous encaissez des particuliers au comptoir sans avoir besoin d’ouvrir une fiche par personne ? Créez un client générique (ex : « CLIENT DIVERS », sans email) et facturez tous vos encaissements du jour dessus :

📋 Fiche client

Champ Description
👤 Nom Raison sociale ou nom
📧 Email Pour l’envoi des documents
📱 Téléphone Contact
📍 Adresse complète Ville, CP, Pays
🔢 RIDET / SIRET Label adapté selon le pays du client
📝 Notes Notes internes (non visibles sur les documents)

🔐 Coffre-fort de documents

Chaque fiche client dispose d’un onglet Documents : un coffre-fort chiffré pour conserver les pièces sensibles (carte grise, pièce d’identité, contrat signé…).

Comment ça marche :

  1. Ouvrez une fiche client → onglet Documents
  2. À la première utilisation, créez le coffre en choisissant une passphrase (12 caractères minimum, à confirmer deux fois)
  3. Une fois le coffre déverrouillé, ajoutez vos documents : JPG, PNG, WebP ou PDF, 5 Mo maximum, jusqu’à 10 documents par client
  4. Le coffre se reverrouille automatiquement au rechargement de la page — il faut ressaisir la passphrase pour consulter les documents

Sécurité maximale (chiffrement de bout en bout) :

⚠️ Important : la passphrase ne peut pas être récupérée. Si vous la perdez, vos documents seront définitivement illisibles. Le seul recours est la réinitialisation du coffre (réservée aux administrateurs), qui supprime tous les documents de toutes les fiches clients. Notez votre passphrase en lieu sûr.

💡 Les documents sont supprimés avec la fiche client, et le rôle Lecteur (viewer) n’a pas accès au coffre.

📥 Import CSV

📤 Export & Suppression

📦 4. Produits & Services

➕ Créer un produit

  1. Produits → Nouveau produit
  2. Renseignez le nom et le prix de vente HT

📋 Fiche produit complète

Champ Description
🏷️ Nom Nom du produit ou service
🔖 Référence Code interne
📊 Code-barres EAN (optionnel)
💰 Prix de vente HT Prix unitaire
🏷️ Prix d’achat HT Pour le calcul de marge
✖️ Coefficient PA × coeff = PV
📏 Unité heure, unité, kg, m², forfait…
🏛️ TGC Taux applicable (0% à 22%)
🖼️ Image Photo produit (max 2 Mo)

📦 Types de produit

Type Stock Usage
🔧 Service Non suivi Prestations, consultations
📦 Physique Suivi activé Marchandises, fournitures

✏️ Actions groupées

Sélectionnez plusieurs produits pour : - 🏛️ Modifier la TGC en masse (dropdown 0%, 3%, 6%, 11%, 22%) - 🗑️ Supprimer en lot

📥📤 Import / Export

📝 5. Devis

🔄 Cycle de vie

📄 Brouillon → 📨 Envoyé → ✅ Accepté / ❌ Refusé / ⏰ Expiré
                                    ↓
                            🧾 Converti en facture

➕ Créer un devis

  1. Devis → Nouveau devis
  2. 👤 Sélectionnez un client (ou créez-en un avec +)
  3. ➕ Ajoutez des lignes :
    • 🔍 Tapez pour chercher un produit du catalogue (autocomplete)
    • ✏️ Ou saisissez une description libre
    • Renseignez quantité, prix unitaire, TGC
    • 📅 Optionnel : dates de prestation (Du / Au)
  4. 💯 Ajoutez une remise globale si nécessaire
  5. 📝 Notes (visibles sur le PDF)
  6. 📅 Date d’expiration
  7. 💾 Enregistrer

📨 Envoyer un devis

Cliquez sur Envoyer — le client reçoit : - 📄 Le PDF en pièce jointe - ✍️ Un bouton de signature en ligne

💡 Vous pouvez renvoyer un devis déjà envoyé si le client n’a pas reçu l’email.

✍️ Signature électronique

  1. 📧 Le client reçoit l’email avec un lien Signer ce devis
  2. 🌐 Il accède à une page sécurisée (pas besoin de compte)
  3. ✅ Il entre son nom et coche Bon pour accord
  4. 🔒 Le PDF est mis à jour avec un cartouche de signature (vert)
  5. 📦 Le stock est automatiquement réservé

🔄 Convertir en facture

Depuis un devis accepté → Convertir en facture : - ✅ Facture créée avec les mêmes lignes - 📦 Stock réservé → décrémenté - 🔒 Double conversion impossible

🗑️ Supprimer / Archiver

🧾 6. Factures

🔄 Cycle de vie

📄 Brouillon → 📨 Envoyé → 💰 Payé (total ou partiel)
                          → ❌ Annulé

➕ Créer une facture

Même principe que le devis : client + lignes + remise + notes + date d’échéance.

💡 Ou convertissez directement un devis accepté !

💰 Paiement direct

Vous pouvez marquer une facture comme payée directement depuis le brouillon — idéal pour les paiements en espèces.

❌ Annuler une facture

⚠️ Suppression : uniquement la dernière facture créée en brouillon (conformité NC).

🏷️ Tags d’activité & répartition du CA

Donnez un tag à vos devis et factures pour identifier vos activités (ex : Gamelle, Réception, Traiteur) — et visualisez la répartition de votre chiffre d’affaires d’un coup d’œil sur le camembert du Dashboard.

Poser un tag :

Ce qui est automatique :

💡 Sans aucun tag, le camembert affiche la répartition Services / Marchandises — il est utile dès le premier jour.

⚠️ Les factures récurrentes sont générées sans tag : pensez à les taguer après coup (clic sur le badge ou action groupée).

↩︎️ 7. Avoirs

➕ Créer un avoir

  1. Depuis une facture → Créer un avoir
  2. Lignes pré-remplies, modifiables
  3. 📦 Stock restauré automatiquement (si option cochée)

📊 Les avoirs sont soustraits du CA dans tous les rapports comptables.

💰 8. Paiements

Enregistrer un paiement

  1. Depuis une facture → Enregistrer un paiement
  2. 💶 Saisissez le montant
  3. 🏦 Mode de règlement : virement, chèque, espèces, CB

Paiement partiel & versements multiples

Une facture peut recevoir plusieurs versements successifs, chacun avec sa date, son mode de règlement et son montant. Enregistrez chaque encaissement séparément plutôt que de noter le détail dans le texte des lignes :

Situation Statut
Montant < Total TTC ⏳ Partiellement payée
Cumul des paiements = Total TTC ✅ Payée

🧾 Dès 2 versements ou plus, le PDF de la facture affiche automatiquement le détail des règlements : tableau date / mode / montant, total versé et restant dû. Votre client voit exactement ce qui a été encaissé — sans rien saisir de plus.

Annuler un versement

Erreur de saisie ? Depuis la fiche facture, cliquez sur 🗑 Annuler ce versement : le versement est retiré, le statut de la facture est recalculé automatiquement, et l’annulation reste visible dans l’historique du document.

📋 Consultez l’historique de tous les paiements depuis la fiche facture ou la fiche client.

📊 9. Stock & Inventaire

⚡ Activer le suivi

Sur la fiche produit → Type Physique → le suivi s’active : - 📦 Stock initial - ⚠️ Seuil d’alerte (email automatique si stock bas) - ➖ Autoriser stock négatif (optionnel)

🔄 Mouvements automatiques

Action Effet
🧾 Création facture 📉 Décrémente
✏️ Modification facture 📈 Restaure puis 📉 re-décrémente
❌ Annulation facture 📈 Restaure
✅ Devis accepté 🔒 Réserve
🔄 Conversion devis → facture 🔓 Libère réservation + 📉 décrémente
🚚 Achat fournisseur 📈 Incrémente
❌ Annulation achat 📉 Décrémente

✏️ Ajustement manuel

Depuis la fiche produit → Ajuster le stock (inventaire, casse, etc.)

📋 Historique

Produits → Mouvements : historique complet de tous les mouvements de stock.

🚚 10. Fournisseurs & Achats

👤 Fournisseurs

🧾 Factures d’achat

  1. Achats → Nouvelle facture d’achat
  2. Sélectionnez un fournisseur + lignes
  3. 📈 Stock automatiquement incrémenté (produits physiques)
  4. ✅ Marquez comme Payée quand le règlement est effectué

🔄 11. Factures récurrentes

Pour les prestations régulières : loyer, abonnement, maintenance…

➕ Créer un modèle

  1. Factures → bouton Récurrentes
  2. Configurez :
    • 👤 Client
    • 📅 Fréquence : hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel
    • 📅 Date de première émission
    • 📋 Lignes (produits/services)
    • 💯 Remise
    • 📨 Envoi automatique (oui/non)

⚡ Fonctionnement

Le système génère automatiquement : 1. 🧾 La facture 2. 📄 Le PDF 3. 📧 L’email au client

⏸️ Vous pouvez mettre en pause ou annuler une récurrente à tout moment.

📈 12. Comptabilité & Exports

📊 Page Comptabilité

Bloc Contenu
📊 CA HT mensuel Graphique à barres
🏛️ TGC par taux Ventilation détaillée
💹 Marges par produit Top produits par rentabilité

📤 Exports disponibles

Export Format Usage
📋 Journal des ventes CSV lisible Consultation
🏦 Écritures comptables CSV Sage/Ciel/EBP Import logiciel comptable
📄 Documents PDF ZIP Archivage exercice

🏛️ Déclaration TGC

  1. Comptabilité → Déclaration TGC
  2. 🤖 Section CA automatique : vos ventes par taux
  3. ✏️ Section Ventes externes : saisie manuelle (hors Ma Gestion)
  4. 📊 Total à déclarer : combiné

📊 Solde d’ouverture

Si vous migrez en cours d’année → Paramètres → saisissez le solde d’ouverture (HT + TGC ventilée par taux).

🤝 13. Équipe & Multi-utilisateurs

➕ Inviter un collaborateur

Paramètres → Équipe → Inviter → email + rôle

👤 Rôles & Permissions

Permission 🟢 Saisie 🟡 Gestionnaire 🔴 Admin
Voir dashboard, compta, stock ✅ ✅ ✅
Créer / modifier documents ✅ ✅ ✅
Envoyer par email ❌ ✅ ✅
Accepter / refuser devis ❌ ✅ ✅
Marquer payée ❌ ✅ ✅
Supprimer / annuler ❌ ✅ ✅
Import CSV / stock ❌ ✅ ✅
Paramètres entreprise ❌ ❌ ✅
Gérer l’équipe ❌ ❌ ✅

💳 14. Abonnement & Facturation

🎁 Essai gratuit

30 jours gratuits avec toutes les fonctionnalités. Aucune carte bancaire requise.

💰 Formules

Formule Prix Économie
📅 Mensuel 2 000 XPF / mois —
📅 Trimestriel 6 000 XPF / 3 mois —
⭐ Semestriel 11 000 XPF / 6 mois 🎉 − 1 000 XPF
📅 Annuel 20 000 XPF / an 🎉 − 4 000 XPF

✅ Toutes les formules incluent l’ensemble des fonctionnalités

🔒 Paiement sécurisé

⏰ Expiration

Si votre essai ou abonnement expire : - 🔒 L’accès est bloqué - 💾 Vos données sont conservées (rien n’est supprimé) - 💳 Souscrivez un abonnement pour reprendre

💡 15. Astuces & Bonnes pratiques

🏁 Avant de commencer

Checklist de démarrage :

⚡ Gagner du temps

Astuce Comment
🔍 Autocomplete produit Tapez les premières lettres dans le champ produit
➕ Création client rapide Bouton + dans le formulaire devis/facture
🔄 Conversion devis → facture Un clic depuis un devis accepté
📦 Stock automatique Activez le type “Physique” — tout se gère seul
🏛️ TGC en masse Sélectionnez les produits → Modifier TGC

📱 Mobile

L’application est 100% responsive : - 🖥️ Desktop : sidebar + tableaux - 📱 Mobile : bottom bar + cartes - ✅ Créez des devis et factures depuis votre téléphone

📄 PDF

Vos documents incluent automatiquement : - 📋 Les 12 mentions légales obligatoires NC - 🔤 Le montant TTC en toutes lettres - 🎨 Votre couleur accent personnalisée - 🏦 Vos coordonnées bancaires (factures) - ✍️ Le cartouche de signature (devis signés)

🔒 Sécurité

📞 Support

Pour toute question : contact@ma-gestion.nc

Ma Gestion — Votre SI by Securestream ❤️